Где можно использовать и как получить бесплатно.
Работа с электронными документами становится безопаснее и популярнее. Она позволяет находить новых партнёров, расширять бизнес и сдавать отчётность. Разберёмся, как получить КЭП для ИП и какие возможности она открывает.
Если у ИП более 100 сотрудников, отчёты можно сдавать только в электронном виде. Только цифровые документы принимает Росстат, а ещё декларацию по НДС и отчётность по сотрудникам тоже сдают в цифровом виде, если их более 10.
Изменить налоговый режим
На сайте ФНС можно заполнить уведомление о переходе на другой режим налогообложения, например, с упрощёнки на патент, подписать его КЭП и отправить в налоговую.
Получать документы из информационных систем и сервисов
Электронная подпись экономит время и деньги на курьерские услуги.
С помощью КЭП авторизуются на Госуслугах, получают в Росреестре выписку из ЕГРИП и ЕГРЮЛ, которая нужна для оформления кредита, открытия расчётного счёта, регистрации онлайн-кассы и других задач.
Для работы с товарами, подлежащими маркировке, нужна регистрация в системе «Честный знак» — здесь тоже понадобится электронная подпись. Товары вносят в систему, чтобы отслеживать оборот. Мы писали о маркировке товаров для Ozon и Wildberries и подробнее рассказывали о «Честном знаке».
Зарегистрировать онлайн-кассу
Согласно , почти всем ИП и компаниям, которые принимают наличные и безналичные платежи, нужна онлайн-касса. Исключение — самозанятые, ИП на НПД и некоторые предприниматели на ПСН. Кассу покупают или берут в аренду, готовят к работе и ставят на учёт — для этого шага и понадобится КЭП.
В Альфа-Банке можно подключить онлайн-кассу со встроенным эквайрингом, чтобы принимать безналичные платежи и формировать чеки с помощью одного устройства.
Руководитель может подписывать внутренние документы, объединить ЭДО с программами бухгалтерского и кадрового учёта. Вы будете подавать сведения в СФР, работать с электронными больничными, быстрее оформлять акты, приказы, договоры с сотрудниками и другие бумаги.
Если использовать ЭДО с контрагентами, можно сотрудничать с компаниями и ИП по всей России, но важно, чтобы КЭП была у обеих сторон.
Продавцы на Ozon, Wildberries, Яндекс Маркете и других площадках регулярно обмениваются документами — это удобнее делать с помощью ЭДО.
«электронная подпись». Большой разницы нет, поэтому будем использовать аббревиатуру для краткости.
Различают три вида ЭЦП: простая (ПЭП) и две усиленные — неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная электронная цифровая подпись (УКЭП).
Простая электронная подпись — это коды доступа, которые приходят в СМС, логины и пароли на различных сайтах и электронной почте. Их используют в банковских операциях, авторизации где-либо в интернете и для заверки документов. Коды позволяют определить человека, который что-то сделал благодаря подписи, например, авторизовался на сайте.
ПЭП могут приравнять к собственноручной подписи, если сначала указать это в отдельном нормативно-правовом акте или заключить соглашение между участниками ЭДО.
Квалифицированные подписи очень близки друг к другу по сути, возможностям и применению, но УКЭП приравнена к собственноручной подписи на уровне ФЗ-63, используется более широко и сильнее защищена. НЭП тоже работает с помощью токена и ПО и позволяет идентифицировать человека и подтвердить подлинность документа, но применяется только во внутреннем и внешнем ЭДО. Для работы с контрагентами нужно предварительно заключить соглашение об использовании НЭП, в отличие от усиленной квалифицированной электронной подписи.
Ключ для квалифицированной электронной подписи записывается на токен — защищённый USB-носитель. Внешне он похож на флешку. Токен должен быть сертифицирован по стандартам ФСБ или Федеральной службе по техническому и экспортному контролю — ФСТЭК. Чтобы сохранить конфиденциальность информации и предотвратить фальсификацию, передавать носитель третьим лицам нельзя.
Разберём, как работать с КЭП, если вы отправляете документ поставщику.
• На компьютер нужно установить специальное ПО — шифрующую программу «КриптоПро CSP», настроить драйвер и браузер. Это позволяют сделать сервисы ЭДО.
• В компьютер вставляют токен, на котором хранится КЭП.
• Открывают документ, который нужно подписать.
• Выбирают сертификат КЭП — это цифровой документ, который сообщает, кому принадлежит подпись.
• Когда вы подписываете документ, создаются два ключа: закрытый и открытый.Закрытый ключ — собственно электронная подпись. Это набор символов, который кодирует данные и подтверждает, что вы подписали документ и что он не менялся после подписания. Поэтому исправить данные тайком нельзя.Открытый ключ — комбинация символов, которая будет отправлена вместе с документом и позволит убедиться в его подлинности.
• Поставщик запускает шифрующую программу на своём компьютере, использует свой токен и открывает документ.
• Программа расшифровывает открытый ключ и сравнивает его с ключом из оригинала документа. Если они совпали — документ подписан и после этого не менялся. Если после подписания кто-то вносил в него изменения, файл не пройдёт проверку в сервисе ЭДО.
Бесплатно в Федеральной налоговой службе
Вариант доступен ИП и генеральным директорам организаций. Получить КЭП бесплатно по доверенности нельзя. Доверенным лицам будут выпускать не КЭП, а электронную подпись для физлиц и машиночитаемую доверенность — МЧД, их можно использовать только в паре.
Платно в удостоверяющих центрах — УЦ
Они аккредитованы в Минцифры РФ. В входят почти пятьдесят компаний, например, Центробанк, Федеральное Казначейство, ФНС, «Научно-производственный центр “1С”» и другие.
Получить КЭП можно лично и онлайн. В первом случае нужно прийти в налоговую или УЦ с документами, чтобы сотрудник мог идентифицировать вашу личность. Чтобы оформить электронную подпись дистанционно, нужно зарегистрировать биометрию в ГИС ЕБС через приложение «Госуслуги Биометрия» или в отделении банка.
В Альфа-Банке вы можете открыть расчётный счёт с помощью ЕБС — единой биометрической системы и потом пользоваться всеми услугами банка удалённо.
1. Проверьте, есть ли у вас действующие сертификаты.
Это можно сделать на Госуслугах: в веб-версии нажмите на своё имя → Профиль → Электронная подпись.
Вы увидите действующие и недействующие сертификаты.
Действующий сертификат можно отозвать с помощью заявки в налоговую и выпустить новый.
2. Купите токен — бесплатно его не выдают.
Токен можно купить в магазине электроники или на маркетплейсе. В среднем устройство стоит около полутора тысяч рублей.
Попросите у продавца сертификат соответствия токена по стандартам ФСТЭК или ФСБ.
3. Подайте заявление на сайте ФНС.
Войдите в → «Услуги. Сервисы» → «Получение КЭП» - «Получить сертификат ЭП» → «Отправить заявление на получение сертификата ЭП в инспекции».
В заявление автоматически подтянутся нужные данные.
4. Подготовьте документы.
Они перечислены в . Вот что понадобится ИП и руководителю компании.
Документы для ИП:
• паспорт РФ;
• лист записи ЕГРИП или свидетельство ОГРНИП;
• номер СНИЛС;
• номер ИНН.
Руководителю ООО нужно больше документов.
• Паспорт РФ.
• Решение о назначении руководителя или другой документ, который подтверждает право действовать от имени юрлица без доверенности.
• Номера ОГРН, ИНН юрлица.
• Номер ИНН и СНИЛС руководителя.
5. Дождитесь приглашения в отделение ФНС.
В личный кабинет ИП придёт уведомление. Если вам одобрили выпуск сертификата, приходите в удобное отделение, которое выдаёт КЭП. Список есть на .
6. Подтвердите личность и получите КЭП.
На токен запишут сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи.
7. Установите ПО, необходимое для работы с электронной подписью.
ПО включает программу-криптопровайдер — «КриптоПро CSP», плагин, расширение для браузера и драйвер для токена. Для установки нужно купить лицензию, и если вы хотите использовать КЭП на нескольких устройствах, лицензия понадобится для каждого из них.
8. Проверьте КЭП и сертификат на подлинность.
Сертификат можно проверить на Госуслугах, а электронную печать — на , или уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи.
Срок действия квалифицированного сертификата электронной подписи и закрытого ключа ограничен и зависит от того, где и кому он был выдан. Для ИП и руководителей компаний срок действия — 15 месяцев.
Когда срок сертификата истечёт, нужно будет выпустить новый. Также подпись нужно перевыпустить, если у бизнеса поменялись реквизиты, изменились паспортные данные или должность сотрудника — например, он стал руководителем компании. Токен можно оставить — главное, чтобы на нём не было сертификатов других лиц.
Работа с электронными документами становится безопаснее и популярнее. Она позволяет находить новых партнёров, расширять бизнес и сдавать отчётность. Разберёмся, как получить КЭП для ИП и какие возможности она открывает.
Зачем нужна квалифицированная электронная подпись для ИП и ООО
КЭП — это цифровой аналог собственноручной подписи. Она помогает работать с электронными документами в разных областях бизнеса — рассмотрим, что можно делать с помощью КЭП.Взаимодействовать с государственными органами
Сдавать отчётностьЕсли у ИП более 100 сотрудников, отчёты можно сдавать только в электронном виде. Только цифровые документы принимает Росстат, а ещё декларацию по НДС и отчётность по сотрудникам тоже сдают в цифровом виде, если их более 10.
Изменить налоговый режим
На сайте ФНС можно заполнить уведомление о переходе на другой режим налогообложения, например, с упрощёнки на патент, подписать его КЭП и отправить в налоговую.
Получать документы из информационных систем и сервисов
Электронная подпись экономит время и деньги на курьерские услуги.
С помощью КЭП авторизуются на Госуслугах, получают в Росреестре выписку из ЕГРИП и ЕГРЮЛ, которая нужна для оформления кредита, открытия расчётного счёта, регистрации онлайн-кассы и других задач.
Для работы с товарами, подлежащими маркировке, нужна регистрация в системе «Честный знак» — здесь тоже понадобится электронная подпись. Товары вносят в систему, чтобы отслеживать оборот. Мы писали о маркировке товаров для Ozon и Wildberries и подробнее рассказывали о «Честном знаке».
Зарегистрировать онлайн-кассу
Согласно , почти всем ИП и компаниям, которые принимают наличные и безналичные платежи, нужна онлайн-касса. Исключение — самозанятые, ИП на НПД и некоторые предприниматели на ПСН. Кассу покупают или берут в аренду, готовят к работе и ставят на учёт — для этого шага и понадобится КЭП.
В Альфа-Банке можно подключить онлайн-кассу со встроенным эквайрингом, чтобы принимать безналичные платежи и формировать чеки с помощью одного устройства.
Наладить электронный документооборот внутри компании, с партнёрами и маркетплейсами
Квалифицированная подпись даёт быстрый удалённый доступ к информации, защищает её и ускоряет согласование.Руководитель может подписывать внутренние документы, объединить ЭДО с программами бухгалтерского и кадрового учёта. Вы будете подавать сведения в СФР, работать с электронными больничными, быстрее оформлять акты, приказы, договоры с сотрудниками и другие бумаги.
Если использовать ЭДО с контрагентами, можно сотрудничать с компаниями и ИП по всей России, но важно, чтобы КЭП была у обеих сторон.
Продавцы на Ozon, Wildberries, Яндекс Маркете и других площадках регулярно обмениваются документами — это удобнее делать с помощью ЭДО.
Участвовать в торгах и закупках
Государственные и коммерческие закупки часто проходят на электронных площадках. Для участия в госзакупках по и КЭП обязательна. Она поможет вам зарегистрироваться, подать заявку на участие в аукционе, подписать контракт с заказчиком и отправить закрывающие документы.Чем отличаются ЭЦП и КЭП
Строго говоря, ЭЦП — устаревший термин, так как в ФЗ-63 используется понятие«электронная подпись». Большой разницы нет, поэтому будем использовать аббревиатуру для краткости.
Различают три вида ЭЦП: простая (ПЭП) и две усиленные — неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная электронная цифровая подпись (УКЭП).
Простая электронная подпись — это коды доступа, которые приходят в СМС, логины и пароли на различных сайтах и электронной почте. Их используют в банковских операциях, авторизации где-либо в интернете и для заверки документов. Коды позволяют определить человека, который что-то сделал благодаря подписи, например, авторизовался на сайте.
ПЭП могут приравнять к собственноручной подписи, если сначала указать это в отдельном нормативно-правовом акте или заключить соглашение между участниками ЭДО.
Квалифицированные подписи очень близки друг к другу по сути, возможностям и применению, но УКЭП приравнена к собственноручной подписи на уровне ФЗ-63, используется более широко и сильнее защищена. НЭП тоже работает с помощью токена и ПО и позволяет идентифицировать человека и подтвердить подлинность документа, но применяется только во внутреннем и внешнем ЭДО. Для работы с контрагентами нужно предварительно заключить соглашение об использовании НЭП, в отличие от усиленной квалифицированной электронной подписи.
Как работает КЭП
Электронная подпись — это не просто картинка или оттиск печати. Усиленная квалифицированная электронная подпись — это зашифрованный ключ, который создаётся и считывается с помощью специальных программ, обеспечивает безопасность и подлинность цифровых документов.Ключ для квалифицированной электронной подписи записывается на токен — защищённый USB-носитель. Внешне он похож на флешку. Токен должен быть сертифицирован по стандартам ФСБ или Федеральной службе по техническому и экспортному контролю — ФСТЭК. Чтобы сохранить конфиденциальность информации и предотвратить фальсификацию, передавать носитель третьим лицам нельзя.
Разберём, как работать с КЭП, если вы отправляете документ поставщику.
• На компьютер нужно установить специальное ПО — шифрующую программу «КриптоПро CSP», настроить драйвер и браузер. Это позволяют сделать сервисы ЭДО.
• В компьютер вставляют токен, на котором хранится КЭП.
• Открывают документ, который нужно подписать.
• Выбирают сертификат КЭП — это цифровой документ, который сообщает, кому принадлежит подпись.
• Когда вы подписываете документ, создаются два ключа: закрытый и открытый.Закрытый ключ — собственно электронная подпись. Это набор символов, который кодирует данные и подтверждает, что вы подписали документ и что он не менялся после подписания. Поэтому исправить данные тайком нельзя.Открытый ключ — комбинация символов, которая будет отправлена вместе с документом и позволит убедиться в его подлинности.
• Поставщик запускает шифрующую программу на своём компьютере, использует свой токен и открывает документ.
• Программа расшифровывает открытый ключ и сравнивает его с ключом из оригинала документа. Если они совпали — документ подписан и после этого не менялся. Если после подписания кто-то вносил в него изменения, файл не пройдёт проверку в сервисе ЭДО.
Как получить КЭП
Есть два способа получить квалифицированную электронную подпись.Бесплатно в Федеральной налоговой службе
Вариант доступен ИП и генеральным директорам организаций. Получить КЭП бесплатно по доверенности нельзя. Доверенным лицам будут выпускать не КЭП, а электронную подпись для физлиц и машиночитаемую доверенность — МЧД, их можно использовать только в паре.
Платно в удостоверяющих центрах — УЦ
Они аккредитованы в Минцифры РФ. В входят почти пятьдесят компаний, например, Центробанк, Федеральное Казначейство, ФНС, «Научно-производственный центр “1С”» и другие.
Получить КЭП можно лично и онлайн. В первом случае нужно прийти в налоговую или УЦ с документами, чтобы сотрудник мог идентифицировать вашу личность. Чтобы оформить электронную подпись дистанционно, нужно зарегистрировать биометрию в ГИС ЕБС через приложение «Госуслуги Биометрия» или в отделении банка.
В Альфа-Банке вы можете открыть расчётный счёт с помощью ЕБС — единой биометрической системы и потом пользоваться всеми услугами банка удалённо.
Порядок действий для получения КЭП
Разберём, как получить КЭП для ИП бесплатно, если вы ещё не вносили биометрию. Вот пошаговая инструкция.1. Проверьте, есть ли у вас действующие сертификаты.
Это можно сделать на Госуслугах: в веб-версии нажмите на своё имя → Профиль → Электронная подпись.
Вы увидите действующие и недействующие сертификаты.
Действующий сертификат можно отозвать с помощью заявки в налоговую и выпустить новый.
2. Купите токен — бесплатно его не выдают.
Токен можно купить в магазине электроники или на маркетплейсе. В среднем устройство стоит около полутора тысяч рублей.
Попросите у продавца сертификат соответствия токена по стандартам ФСТЭК или ФСБ.
3. Подайте заявление на сайте ФНС.
Войдите в → «Услуги. Сервисы» → «Получение КЭП» - «Получить сертификат ЭП» → «Отправить заявление на получение сертификата ЭП в инспекции».
В заявление автоматически подтянутся нужные данные.
4. Подготовьте документы.
Они перечислены в . Вот что понадобится ИП и руководителю компании.
Документы для ИП:
• паспорт РФ;
• лист записи ЕГРИП или свидетельство ОГРНИП;
• номер СНИЛС;
• номер ИНН.
Руководителю ООО нужно больше документов.
• Паспорт РФ.
• Решение о назначении руководителя или другой документ, который подтверждает право действовать от имени юрлица без доверенности.
• Номера ОГРН, ИНН юрлица.
• Номер ИНН и СНИЛС руководителя.
5. Дождитесь приглашения в отделение ФНС.
В личный кабинет ИП придёт уведомление. Если вам одобрили выпуск сертификата, приходите в удобное отделение, которое выдаёт КЭП. Список есть на .
6. Подтвердите личность и получите КЭП.
На токен запишут сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи.
7. Установите ПО, необходимое для работы с электронной подписью.
ПО включает программу-криптопровайдер — «КриптоПро CSP», плагин, расширение для браузера и драйвер для токена. Для установки нужно купить лицензию, и если вы хотите использовать КЭП на нескольких устройствах, лицензия понадобится для каждого из них.
8. Проверьте КЭП и сертификат на подлинность.
Сертификат можно проверить на Госуслугах, а электронную печать — на , или уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи.
Срок действия квалифицированного сертификата электронной подписи и закрытого ключа ограничен и зависит от того, где и кому он был выдан. Для ИП и руководителей компаний срок действия — 15 месяцев.
Когда срок сертификата истечёт, нужно будет выпустить новый. Также подпись нужно перевыпустить, если у бизнеса поменялись реквизиты, изменились паспортные данные или должность сотрудника — например, он стал руководителем компании. Токен можно оставить — главное, чтобы на нём не было сертификатов других лиц.
Как долго выдаётся КЭП от УЦ ФНС для ИП
Срок зависит от способа подачи заявления.- Если подать заявку через личный кабинет, в отделение приглашают через один–два рабочих дня.
- Если прийти в налоговую лично, с токеном и документами, вы получите КЭП в день обращения.
- Если оформлять электронную подпись через оператора ЭДО, понадобится два–три рабочих дня.
