Почему топливные карты лучше, чем наличные или оплата картами банков

[Собака]

Когда дело касается оплаты топлива, выбор имеет значение не только для руководителей и водителей, но и для бухгалтеров. Наличные, банковские карты или топливные карты? У каждого способа свои плюсы и минусы, но именно топливные карты дают контроль и прозрачность, которые так необходимы при работе с авансовыми отчетами. Сегодня все больше организаций выбирают их, и мы расскажем, почему это оправданное решение.

Наличные расчеты​

Наличные до сих пор остаются популярным способом оплаты, особенно для небольших компаний.
Плюсы:

• Удобно для небольших разовых покупок.
• Не нужно сложных систем и согласований.
• Гибкость в выборе АЗС — доступно больше точек обслуживания.

Минусы:

• Сложный контроль. Учет наличных расходов требует внимательности: квитанции могут потеряться, а реальные затраты сложно проверить.
• Опасность ошибок и махинаций. Невозможно отследить, действительно ли потраченная сумма ушла на заправку.
• Ограниченный функционал. С наличными вы не сможете, например, установить лимиты на расходы или получать оповещения о подозрительных операциях.
• Необходимость собирать бумажные чеки — они могут потеряться или выцвести.
• Нельзя вернуть НДС.
• Оплатить топливо можно только на кассе — придется выходить из машины.

Вывод: наличные — это риск потерь, отсутствие контроля и дополнительная нагрузка на бухгалтерию.

Банковские карты​

Банковские карты выглядят современным и удобным решением — особенно для тех, кто хочет отказаться от наличных. Но так ли все хорошо?
Плюсы:

• Простой доступ к деньгам, можно использовать практически на любой АЗС.
• Понятный и привычный инструмент для водителей.
• Есть кэшбек и акции — можно поймать дополнительную выгоду.
• Можно оплачивать топливо прямо из машины. Удобно, если на улице холодно.

Минусы:

• Ограниченная прозрачность. Банковская карта фиксирует только сумму транзакции. Где, когда и на что потратили деньги — вопрос, который приходится разбирать вручную.
• Невозможность возврата НДС. Компании теряют до 20% расходов из-за отсутствия полного комплекта бухгалтерских документов.
• Нет гибкости. Нельзя установить ограничения на тип топлива, объемы или время заправки.
• Нельзя предотвратить покупку лишнего. Например, вместо запланированного топлива вдруг могут появиться чеки за дорогой бензин или пачку шоколадок. Вернуть деньги и исправить ситуацию будет уже невозможно.

Вывод: банковские карты превосходят по удобству наличные, но не дают компаниям нужных инструментов для эффективного управления расходами.

Топливные карты​

Так что насчет топливных карт — специализированного инструмента, созданного именно для автопарков?
Плюсы:

• Контроль за расходами. Топливная карта — это не просто средство оплаты, а целая система управления: устанавливайте лимиты в литрах, рублях или их комбинации. Например, дневной лимит на 100 литров и 6 000 рублей. А еще ограничивайте заправку на дорогих АЗС или в нерабочее время.
• Прозрачность и отчетность. Водитель заправляется, а бухгалтерия сразу видит: какая АЗС, какой объем, какая сумма. Отчеты можно сформировать за любой период и выгрузить в удобном формате.
• Возмещение НДС. Заправка с топливной картой позволяет вернуть 20% расходов — это серьезная экономия для компании.
• Широкая сеть. Например, карты «Вездеход» от ППР работают на 18 000 АЗС по всей России, включая «Газпромнефть», «Лукойл», «Роснефть» и другие. Водителю не нужно искать определенную сеть: он заправляется там, где это удобно.
• Безопасность и предупреждения. Карты защищены на уровне банковских технологий. Кроме того, система предупредит вас о подозрительных операциях, например:
  • заправка в нерабочее время;
  • превышение лимитов;
  • попытка заправки дорогим топливом.

Вы сами можете настроить эти оповещения в Личном кабинете.

• Гибкость для бизнеса. Даже если ваш водитель находится в самой удаленной части страны, он сможет оплатить топливо в мобильном приложении. А компания сможет воспользоваться отсрочкой платежа — это удобно, если пополнить баланс прямо сейчас возможности нет.
• Овердрафт. С топливной картой вы получаете постоянный доступ к овердрафту — это помогает закрывать кассовые разрывы и своевременно оплачивать счета, особенно если клиенты работают в рассрочку. Для крупных компаний предусмотрена гибкая платежная система. Отсрочка бесплатна, без необходимости подключения кредитного модуля.
• PPR PAY. Это мобильное приложение ППР, с помощью которого удобно оплачивать топливо прямо из машины — можно не стоять в очередях и не сильно волноваться, если вдруг забыли карту дома. Поддерживает больше 13 000 АЗС.

Минусы:

• Необходимость настройки. Чтобы получить максимум от системы, потребуется немного времени на внедрение и обучение сотрудников.

Вывод: топливные карты — это современный инструмент, который позволяет экономить время, деньги и нервы.

Итог​

Если вы отвечаете за отчетность и бюджет компании, контроль над расходами — ваша главная задача.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация

обеспечивают прозрачность, избавляют от путаницы с авансовыми отчетами и помогают сохранить до 20% на топливе.
В ППР мы предлагаем не просто топливные карты, а комплексное решение для автопарков, которое помогает сделать учет и контроль затрат проще и эффективнее. Удобный Личный кабинет и мобильное приложение упрощают доступ к отчетности, а данные обо всех операциях будут под рукой в любой момент.
Мы всегда готовы ответить на вопросы и помочь выбрать лучшее решение для вашей компании — ППР на связи. Дайте знать, если хочется узнать что-то подробнее — и наконец решиться что-то менять.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация