- Специальный корреспондент
Любой с уверенностью ответит: чек. И будет неправ, потому что на самом деле документов должно быть больше. Рассказываем, какие «бумаги» и когда нужны для безопасной работы с самозанятыми.
[H2]Справка о статусе плательщика НПД[/H2]
Как правило, этот документ запрашивают в самом начале сотрудничества, чтобы удостовериться в том, что исполнитель в самом деле зарегистрирован как плательщик НПД.
В справке содержатся:
Справка, по сути, это единственное подтверждение того, что вы работаете с самозанятым и на полном основании не исполняете функции налогового агента, как при работе с обычным частным лицом.
Проблема в том, что нередко люди — по недомыслию или, напротив, злому умыслу, снимаются с учета, «забывая» сообщить об этом. Чтобы исключить риск доначислений НДФЛ, страховых взносов и не платить штрафы, необходимо проверять статус получателя платежей перед каждым перечислением.
Составьте реестр ИНН или номеров справок исполнителей и пробивайте по базе ФНС.
[H2]Договор ГПХ[/H2]
Кто бы что не утверждал, единственный случай, когда нет нужды подписывать формализованный договор — это разовая сделка с немедленной оплатой. Во всех остальных случаях разумно — более того, необходимо, — заключать договор гражданско-правового характера.
Закон не запрещает самозанятому постоянно работать с одним и тем же заказчиком, но следует избегать всего, что может навести на мысль о трудовых отношениях, а именно:
Заметим, что если вы настроены на длительное сотрудничество, то лучше подробно описывать работы (услуги), оговорить сроки выполнения, сумму, порядок оплаты каждого этапа, технические условия и требования. Понятно, что в договоре всего не предусмотришь, но все эти положения можно оформить приложениями или дополнительными соглашениями к договору за подписью обеих сторон.
[H2]Акт[/H2]
Акт о выполнении работ (оказании услуг) нужен для признания расходов, поскольку подтверждает:
Форма акта может быть свободной, необходимо лишь включать в нее обязательные реквизиты (ч. 2 статьи 9 Закона о бухучете), а также перечень оказанных услуг (выполненных работ), объем, конкретные действия.
Чтобы исключить любые сомнения, не забываем об очевидных вещах:
Это не обязательный, но весьма желательный документ. Во-первых, правильно заполненное поле «Назначение платежа» — лишнее подтверждение того, что ни о каких трудовых отношениях речи не идет. Во-вторых, наличие счета как и при расчетах с другими контрагентами может быть просто удобно для бухгалтерии (например, счет передается для оплаты в один отдел, обрабатывающий счета и выписки, а документы об услугах — в другой, тот, который занимается документами от поставщиков).
В мобильном приложении и в ЛК на сайте ФНС самозанятый может сформировать счет на оплату. Можно использовать и собственную форму счету.
[H2]Чек[/H2]
Напоследок еще раз напомним о том, с чего начали: чек нужен прежде всего. Именно чек поможет отстоять расходы, подтвердить отсутствие трудовых отношений, а также правомерность невыполнения обязанностей налогового агента.
Даже аннулированный исполнителем чек не препятствует признанию в расходах затрат на приобретение его товаров (работ, услуг) (письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213). Вот почему важно бережно сохранять все чеки, в том числе аннулированные (но и остальные документы не забывать).
[H2]Справка о статусе плательщика НПД[/H2]
Как правило, этот документ запрашивают в самом начале сотрудничества, чтобы удостовериться в том, что исполнитель в самом деле зарегистрирован как плательщик НПД.
В справке содержатся:
- Ф.И.О. исполнителя-самозанятого;
- ИНН;
- паспортные данные;
- адрес регистрации (временной, постоянной);
- дата постановки на учет;
- данные инспекции, поставившей на учет.
Справка, по сути, это единственное подтверждение того, что вы работаете с самозанятым и на полном основании не исполняете функции налогового агента, как при работе с обычным частным лицом.
Проблема в том, что нередко люди — по недомыслию или, напротив, злому умыслу, снимаются с учета, «забывая» сообщить об этом. Чтобы исключить риск доначислений НДФЛ, страховых взносов и не платить штрафы, необходимо проверять статус получателя платежей перед каждым перечислением.
Составьте реестр ИНН или номеров справок исполнителей и пробивайте по базе ФНС.
[H2]Договор ГПХ[/H2]
Кто бы что не утверждал, единственный случай, когда нет нужды подписывать формализованный договор — это разовая сделка с немедленной оплатой. Во всех остальных случаях разумно — более того, необходимо, — заключать договор гражданско-правового характера.
Закон не запрещает самозанятому постоянно работать с одним и тем же заказчиком, но следует избегать всего, что может навести на мысль о трудовых отношениях, а именно:
- терминов из области трудового права (например: «работник», «работодатель», «внутренний трудовой распорядок», «трудовая функция», «аванс», «премия»);
- установки рабочего графика, фиксированной регулярной (тем более дважды в месяц) оплаты;
- указания на «куратора»;
- описаний рабочего места и т. п.
- должен уведомлять заказчика о намерении сняться с учета;
- несет ответственность за опоздание с представлением или вообще непредставление чеков.
Заметим, что если вы настроены на длительное сотрудничество, то лучше подробно описывать работы (услуги), оговорить сроки выполнения, сумму, порядок оплаты каждого этапа, технические условия и требования. Понятно, что в договоре всего не предусмотришь, но все эти положения можно оформить приложениями или дополнительными соглашениями к договору за подписью обеих сторон.
[H2]Акт[/H2]
Акт о выполнении работ (оказании услуг) нужен для признания расходов, поскольку подтверждает:
- исполнение работы (услуги);
- период (дату) выполнения работ (оказания услуг).
Форма акта может быть свободной, необходимо лишь включать в нее обязательные реквизиты (ч. 2 статьи 9 Закона о бухучете), а также перечень оказанных услуг (выполненных работ), объем, конкретные действия.
Чтобы исключить любые сомнения, не забываем об очевидных вещах:
- наименование — «Акт об оказании услуг», места, даты;
- наименование заказчика и исполнителя;
- реквизиты договора-основания;
- отметка о том, что работы выполнены в полном объеме, услуги оказаны своевременно и т.п., и что результат и качество соответствуют оговоренным;
- сумма — цифрами и прописью, с указанием валюты.
[H2]Счет[/H2]
Это не обязательный, но весьма желательный документ. Во-первых, правильно заполненное поле «Назначение платежа» — лишнее подтверждение того, что ни о каких трудовых отношениях речи не идет. Во-вторых, наличие счета как и при расчетах с другими контрагентами может быть просто удобно для бухгалтерии (например, счет передается для оплаты в один отдел, обрабатывающий счета и выписки, а документы об услугах — в другой, тот, который занимается документами от поставщиков).
В мобильном приложении и в ЛК на сайте ФНС самозанятый может сформировать счет на оплату. Можно использовать и собственную форму счету.
[H2]Чек[/H2]
Напоследок еще раз напомним о том, с чего начали: чек нужен прежде всего. Именно чек поможет отстоять расходы, подтвердить отсутствие трудовых отношений, а также правомерность невыполнения обязанностей налогового агента.
Даже аннулированный исполнителем чек не препятствует признанию в расходах затрат на приобретение его товаров (работ, услуг) (письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213). Вот почему важно бережно сохранять все чеки, в том числе аннулированные (но и остальные документы не забывать).
