- Специальный корреспондент
Самый простой и привычный способ обмена — пересылка бумажных документов по почте или с курьером. Но такой способ отнимает много времени и средств.
Когда фрилансер работает за границей, доставка документов по почте может затянуться на несколько дней или даже недель. А стоимость курьерской экспресс-доставки может достигать нескольких тысяч за одно отправление.
Сэкономить ресурсы компании помогут несколько способов обмена документами.
[H2] Обмен сканами документов[/H2]
Бумажный документ можно подписать, а затем отсканировать и отправить по электронной почте. Когда фрилансер получит скан, он должен его распечатать, поставить свою подпись, отсканировать и отправить обратно.
Такой способ подписания не противоречит законодательству. Кроме того, стороны могут подписать соглашение, что такие документы будут считаться подписанными простой электронной подписью (ПЭП) при соблюдении следующих условий:
- Стороны устанавливают адреса электронной почты, которые будут использовать. Эти адреса позволят однозначно устанавливать авторов документов.
- Стороны должны обеспечивать конфиденциальность доступа к своей почте.
- Стороны признают, что такие документы подписаны ПЭП, и считают ее аналогом собственноручной подписи.
[H2] Оферта[/H2]
Фрилансер может разместить на своем сайте публичную оферту — предложение заключить договор на определенных условиях. Чтобы заключить договор заказчику достаточно совершить определенное действие. Какое — должно быть написано в оферте. Например, авторизоваться на сайте и поставить галочку о принятии условий.
Заключить оферту удобно, например, если вы хотите заказать простые или недорогие услуги со стандартными для них условиями. А вот для крупных, сложных или долгосрочных проектов она не подойдет. Установить дополнительные условия, прописать ТЗ или удалить какие-то пункты из оферты не получится. Этот документ можно принять только полностью и в неизменном виде.
[H2] Электронный документооборот (ЭДО) с неквалифицированной электронной подписью[/H2]
Многие организации ведут электронный документооборот с контрагентами, но не переходят на него при работе с фрилансерами. Дело в том, что у большинства фрилансеров нет сертификатов квалифицированной электронной подписи (КЭП), и их практически невозможно получить за границей.
В этом случае выручит ЭДО, в котором используется неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
[H3]Что такое НЭП и когда она придает документу юридическую силу[/H3]
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это вид усиленной подписи. Как и квалифицированная, она подтверждает авторство и целостность документа — от кого он исходит, и что в него не вносили изменения после подписания.
Сертификат НЭП выдают удостоверяющие центры (УЦ). Но, в отличие от квалифицированного сертификата, для его получения не всегда нужно лично приходить в офис УЦ. А в некоторых случаях УЦ могут выдать его бесплатно, например, чтобы пользователь мог использовать НЭП в его информационных системах.
НЭП можно подписывать любые электронные документы, кроме тех, для которых нужна только квалифицированная подпись. Например, нельзя подписать НЭП счета-фактуры. А вот договоры, первичные бухгалтерские документы, письма — можно.
Чтобы документы, подписанные НЭП, имели юридическую силу, перед началом документооборота стороны должны заключить соглашение о признании такой подписи аналогом собственноручной подписи владельцев сертификатов.
[H3]Как перейти на ЭДО с НЭП[/H3]
Компании достаточно зарегистрироваться в специальном сервисе. В большинстве сервисов пользователь может напрямую обратиться в удостоверяющий центр для получения сертификата НЭП.
Также во многих сервисах пользователям предлагают присоединиться к уже разработанному соглашению о признании НЭП аналогом собственноручной подписи. Поэтому все документы, которые в них подписываются, имеют юридическую силу.
После регистрации и получения подписи можно начать обмен документами.
